Concilier optimisation de budgets et efficacité grace aux équipements d'impression intelligents

Lorsqu'on tape "réduction des frais généraux" sur un moteur de recherche, l'un des tous premiers postes à être pointé du doigt par les responsables achats - hors achats de production - est celui des consommables et des frais de bureaux. Dès 2009, un article¹ signé Etienne Gless suggérait de limiter les frais en automatisant les process.  Dans un contexte général d'optimisation budgétaire, les coûts d'impression sont en première ligne. Deux chiffres pour illustrer ce constat : 90% des entreprises ne maîtrisent pas leurs coûts d’impression. La part moyenne des coûts d’impression sur le budget de l’entreprise est de 3% (Source: IDC). Et si on regardait autre chose que le ROI court-termiste ?

Les effets secondaires de la chasse au gaspi

Au sein des grands comptes mais aussi des PME, la chasse au gaspi est lancée et le directeur des achats traque les petites imprimantes individuelles dispersées dans tous les services pour procéder notamment à des mutualisations. Or, des effets secondaires parfois inattendus mais hautement préjudiciables peuvent découler de cette démarche purement financière : perte de temps en allers et retours vers le poste d'impression et perte d'informations étant deux symptômes notables susceptibles d'impacter encore plus les frais de fonctionnement.

Les machines intelligentes changent la donne

Or, de nouveaux équipements intelligents ont émergé depuis quelques années sur le marché pour concilier rationalisation et efficacité. En effet, le matériel développé par les équipementiers réputés et globaux offre des fonctionnalités pouvant doper la productivité des équipes. Bien plus que la simple photocopie et numérisation, la panoplie des tâches est très large et peut séduire toutes les entreprises.

Des bénéfices concrets, hors ROI

Citons quatre bénéfices majeurs :

• Fluidité des processus : les documents numérisés sont stockés automatiquement dans des répertoires spécifiques. Plus de pertes de documents et réduction significative des erreurs de manipulation. Les documents qui dormaient dans des placards deviennent accessibles à toutes les équipes via un référentiel commun. Et c'est le client final (interne ou externe) qui bénéficie d'une augmentation de la qualité de service, difficilement quantifiable car répartie sur tous les départements, mais ressentie concrètement dans les tâches administratives quotidiennes, qui sont moins chronophages. Ce qui permet un recentrage sur le cœur de métier.
• Sécurité : La connectivité grandissante des équipements soulève le risque de la sécurité : 30 % des entreprises pensent que les imprimantes présentent un risque élevé en cas de menace ou de faille au niveau de la sécurité². Il est donc normal que ce point soit traité comme étant stratégique. Or, les équipementiers ont déjà prévu des parades avec une batterie de protections, notamment des fonctionnalités de détection des appareils, de protection des données, de détection de programmes malveillants, de systèmes d'authentification par badge etc.
• Suivi de performance : des applications dédiées offrent une vue globale aux gestionnaires de parcs qui peuvent ainsi analyser la consommation des différents départements, suivre leurs consommables et ainsi optimiser au mieux leurs infrastructure et processus.
• Développement durable : les équipementiers deviennent de plus conscients de leur empreinte écologique, recyclent leurs encres et proposent des papiers spéciaux. Il est donc possible d'allier rationalisation et bonne conscience...

Demain, place à l'information globale.

On observe depuis quelques années une transition depuis les "MPS" (Managed Print Services, littéralement les services d’impression gérés) vers des "MDS" (ou Managed Document Services), c'est-à-dire des fonctionnalités avancées prenant en compte le document et le traitement de l’information d'une façon globale. Le recours à une expertise externe deviendra nécessaire pour que l'entreprise puisse pleinement tirer parti de ces nouvelles opportunités d'optimisation de la productivité administrative.