La GED est un système informatique de gestion électronique partagée. Il facilite la gestion et l’exploitation de l’ensemble de vos flux de documents papier et électroniques, quelles que soient leurs sources : courriers, emails, documents de type Word, Excel, OpenOffice, et autres documents issus de la dématérialisation des processus d’entreprises et des progiciels métier (outils de gestion, plannings, comptabilité, ressources humaines, achats, etc.)
La GED centralise les documents vivants et les archives courantes qu’elle place dans un répertoire numérique central unique afin d’optimiser leur accès, leur partage et leur diffusion.
Collaborative, simple et intuitive, notre GED 
vous aide à réussir votre transformation numérique et facilite la mise en place du télétravail.
Depuis plusieurs années, nous assistons à une augmentation significative de la dématérialisation au sein des organisations. Les entreprises de toutes tailles prennent aujourd'hui conscience que la dématérialisation devient un enjeu stratégique pour développer et optimiser leurs processus métiers.
L'utilisation du télétravail devient un sujet inévitable pour toutes les entreprises. Pour pouvoir travailler à distance efficacement, il est nécessaire d'utiliser les bons outils et d'appliquer les bonnes pratiques.
La GED s'adapte aux besoins des entreprises, quelle que soit leur taille, grâce à des fonctionnalités et des modules performants et simples, depuis n'importe quel appareil connecté.
HEBERGEMENT SECURISÉ EN CLOUD OU EN LOCAL
La solution est hébergée en France, par un hébergeur français, sur 3 Datacenters situés à Gravelines, Roubaix et Strasbourg. Toutes les données sont stockées sur une plateforme entièrement sécurisée.
Cette solution ne nécessite d’aucune installation pour commencer à l’utiliser ! Par le biais de votre navigateur et d’une connexion internet, accédez partout et tout le temps à l’ensemble de vos documents.
La solution peut aussi être intégrée directement dans le coffre haute sécurité TITAN pour une utilisation en cloud privé.
NOTRE SOLUTION INIDOC
Module « Courrier entrant »
Cette fonctionnalité permet de retracer l'ensemble du cycle de vie d'un document dès son arrivée dans l'organisation. Elle offre une traçabilité complète du traitement du courrier, depuis sa réception jusqu'à sa classification, son suivi et son archivage.
Il est possible de suivre chaque étape du processus, d'attribuer des actions spécifiques aux documents (tampon, réponse à un courrier, signature...), de gérer les délais de réponse et de garantir une gestion efficace et sécurisée des courriers entrants.
Cela permet aux utilisateurs de la GED de gagner en productivité, de réduire les risques d'erreurs, de faciliter la recherche et l'accès aux documents associés aux courriers.
En résumé, la fonctionnalité « Courriers entrants » de notre GED assure une gestion complète et transparente des documents dès leur arrivée, contribuant ainsi à une meilleure organisation et une efficacité accrue dans le traitement du courrier.
Module « RH »
Ce dernier est confronté à plusieurs problématiques. Il doit gérer le temps de traitement de l'information, la réception et le suivi des informations RH, la perte d'informations, les erreurs humaines de diffusion et assurer la sécurité de l'information. De plus, il doit faire face à des coûts de gestion importants liés à l'archivage, la duplication des documents et les frais d'envoi.
aide les entreprises à centraliser, sécuriser et gérer les flux de documents sensibles, notamment les flux RH, tout en réduisant les coûts associés.
Elle permet de simplifier les process RH en dématérialisant les documents, en centralisant les informations, en améliorant la productivité et en permettant l'archivage ainsi que le suivi des candidatures.
L'outil offre également des alertes automatiques, un envoi multicanal des bulletins de paie, une diffusion d'informations, une gestion des droits d'accès et une accessibilité 7j/7, 24h/24 à l'information depuis n'importe quel support.
Module « Factures fournisseurs »
La dématérialisation de vos dossiers fournisseurs simplifie le traitement comptable.
La GED permet d'automatiser votre processus documentaire, de la réception de la facture à l'import des écritures dans la comptabilité.
La LAD (Lecture Automatique de Document) récupère les données comptables précises et les ajoute aux métadonnées du document pour être ensuite ventilée et exportée facilement vers le logiciel comptable via le module "données comptables".
L'extraction comptable automatisée offre de nombreux avantages pour les entreprises qui cherchent à améliorer leur efficacité opérationnelle.
L'automatisation de la capture de données permet d'accroître la productivité et de supprimer les tâches répétitives à faible valeur ajoutée, ce qui se traduit par des économies de temps et de ressources.
En outre, cette solution réduit les coûts opérationnels de gestion et les délais de traitement des factures entrantes.
En outre, l'extraction comptable automatisée incluent la détection automatique du fournisseur grâce au numéro SIRET.
INTERFACE
dispose d’un tableau de bord intuitif et personnalisable, de menus explicites, de fonctionnalités performantes. Chaque jour, la solution évolue pour permettre une utilisation efficace, en proposant des parcours d’utilisation optimisés, simplifiant toujours plus le quotidien de l’entreprise.
Gestion des documents
Gérez tous vos flux documentaires depuis la GED : déposer, archiver, rechercher, annoter, associer, classer, tamponner, configurer des alertes...
Grâce à ses nombreuses fonctionnalités, la GED propose un fonctionnement intuitif. Suivez toutes les actions d’un document grâce à l’horodatage des fichiers et à l’historique du document.
Gestion des contrats
Suivez et gérez tous vos contrats et tacites reconductions grâce au module e-Contrat. Vous serez alertés par mail des contrats arrivant à échéance. Des requêtes sur vos contrats vous permettront d’effectuer des statistiques.
Gestion des droits utilisateurs
Créez et gérez vos équipes, en définissant leur rôle et leurs actions sur les documents. Limitez l’accès aux données personnelles et/ou sensibles, en accord avec le Règlement Général de la Protection des Données (RGPD).
LA GED EN RÉPONSE AUX ENJEUX RÉGLEMENTAIRES
RGPD
Stockage sécurisé des données personnelles de vos employés, clients et fournisseurs avec traçabilité des actions conformément à la réglementation en vigueur
Loi Macron
Archivage sécurisé avec conservation de la valeur probatoire des factures électroniques
Connecteur Chorus pour envoi et réception des factures du secteur public
Loi El Khomri
Stockage et envoi sécurisés des bulletins de paie par les entreprises
Garantie d’intégrité, de confidentialité, de disponibilité et d’accessibilité
Charte Marianne
Optimisation de la gestion du courrier dans les administrations
Centralisation et traçabilité des courriers et mails reçus
Suivi des traitements des réponses
PES-V2
Dématérialisation des pièces comptables et des justificatifs dans les administrations
Archivage et envoi sécurisés
Accès consultatif d’un prestataire externe
Vous avez besoin de plus d'informations ou souhaitez une démonstration ? Contactez-nous
